Cum devine o firmă AI-first: un drum practic, pe etape
O firmă devine AI-first când AI-ul face parte din felul în care rulează procesele principale, nu un set de tool-uri pe care le folosesc unii angajați. Pentru o firmă medie, drumul are patru etape: fundația, un prim caz în producție, câteva cazuri pe aceeași fundație, apoi procese și roluri regândite. Sărirea etapelor e motivul obișnuit al eșecului.
„AI-first” a devenit o etichetă folosită de toată lumea, de la start-up-uri din Silicon Valley până la comunicate de presă despre un chatbot. Pentru o firmă din România cu 50 până la 1.000 de angajați, întrebarea utilă e mai simplă: ce trebuie să se schimbe concret ca AI-ul să devină parte din felul în care rulează firma, și în ce ordine?
Contextul ajută. În 2025, 20,0% dintre firmele din UE cu cel puțin 10 angajați foloseau AI, iar România era pe ultimul loc, cu 5,2% (Eurostat, an de referință 2025, publicat decembrie 2025). Printre firmele mijlocii (50–249 de angajați), proporția era 7,8% în România, față de 30,4% în UE (Eurostat, KS-01-26-009). Pentru o firmă medie din România, a deveni AI-first în următorii ani înseamnă mai ales să fie înaintea celor mai mulți concurenți locali, care încă n-au pornit.
Ce înseamnă, de fapt, o companie AI-first?
O firmă e AI-first când, la orice proces nou sau reorganizat, prima întrebare e „ce parte din asta poate face software-ul cu AI și ce parte are nevoie de un om?”. Asta presupune trei lucruri: datele de care au nevoie procesele sunt accesibile, oamenii știu să lucreze cu sistemele AI, iar fiecare sistem are un responsabil care îl ține în funcțiune.
Ce nu înseamnă: licențe de ChatGPT pentru toată lumea, un chatbot pe site, un model propriu sau un plan de concedieri. Licențele fără schimbarea muncii se văd repede în cifre. Studiul IBM din 2026 pe 2.000 de CEO arată că doar 25% din forța de muncă folosește AI în mod regulat în munca de zi cu zi (IBM, mai 2026).
Care sunt etapele prin care devine o firmă AI-first?
Patru etape, în ordinea asta. Fiecare are un rezultat clar și un semnal că poți trece la următoarea.
Etapa 1: fundația
Un om din conducere răspunde de AI în firmă. Există reguli scrise despre ce tool-uri și ce date pot folosi angajații. Ai o listă cu procesele principale și cu locul în care stau datele lor. Oamenii primesc o instruire de bază, pentru că, din februarie 2025, Regulamentul UE privind AI le cere firmelor care folosesc sisteme AI să ia măsuri care sprijină dezvoltarea competențelor AI ale personalului (Regulamentul (UE) 2024/1689, art. 4). Ștacheta e efortul, nu o certificare, dar a nu face nimic nu e o apărare.
Semnalul că poți merge mai departe: poți numi, cu argumente, primul caz de utilizare și omul din business care îl vrea.
Etapa 2: un caz de utilizare în producție
Un singur proces, ales pentru că se repetă des, are date accesibile și un responsabil care vrea schimbarea. Îl duci până la capăt: pilot, integrare în sistemele reale, adopție măsurată. Cum alegi cazul e în cum aleg primul caz de utilizare AI, iar de ce se blochează cele mai multe la trecerea în producție, în de la pilot AI la producție.
Semnalul: sistemul rulează zilnic fără echipa de proiect, iar cifra de adopție e măsurată.
Etapa 3: trei-cinci cazuri pe aceeași fundație
Al doilea și al treilea caz trebuie să coste mai puțin decât primul, pentru că refolosesc ce s-a construit: accesul la date, integrările cu ERP-ul și CRM-ul, felul în care evaluezi sistemele, monitorizarea costului. Aici apare de obicei nevoia unui om tehnic intern care răspunde de toate sistemele AI, nu doar de unul.
Semnalul: fiecare caz nou pornește mai repede decât cel dinainte, și oamenii din business vin singuri cu propuneri.
Etapa 4: procese regândite în jurul AI
Abia acum se schimbă munca în sine. Nu mai adaugi AI la un proces vechi, ci reproiectezi procesul știind ce poate face sistemul. BCG estimează că 70% din valoarea AI vine din oameni și procese, 20% din date și tehnologie și doar 10% din algoritmi (BCG, The Widening AI Value Gap, septembrie 2025). Etapa asta nu se termină niciodată. E felul normal în care o firmă AI-first își schimbă procesele.
Ce se schimbă în roluri și în procese?
Rolurile se schimbă mai puțin dramatic decât sugerează titlurile din presă, dar se schimbă:
- Șefii de proces au un indicator AI în obiective: cât e folosit sistemul și ce s-a schimbat în proces.
- Fiecare sistem AI are un responsabil tehnic, intern sau extern, care îl ține în funcțiune și decide ce se schimbă.
- Apare rolul de verificare: oamenii care validează rezultatele AI pe cazurile cu miză mare și corectează sistemul.
- IT-ul preia integrarea, drepturile de acces și evaluarea, nu doar infrastructura.
- Instruirea devine specifică pe rol: contabilul învață altceva decât agentul de vânzări.
Ultimul punct e cel mai des sărit. În 2024, 73% dintre firmele mari din UE au oferit instruire pentru competențe IT angajaților, față de 21% dintre IMM-uri (Eurostat, isoc_ske_ittn2). Mai multe despre cum o faci practic, în cum îmi instruiesc echipa să folosească AI.
Procesele primesc și ele câteva elemente noi: un drum clar pentru excepții, un om în buclă acolo unde greșeala costă, documentația a ceea ce face sistemul și, pentru sistemele cu risc ridicat, obligațiile de deployer din AI Act.
Ce nu trebuie să faci primul?
- Nu cumpăra licențe pentru toată lumea și nu numi asta strategie. Un tool fără un proces schimbat produce o factură, nu un rezultat.
- Nu începe cu o platformă de date pentru toată firma. Construiește accesul la date pentru primul caz, apoi extinde-l.
- Nu antrena un model propriu. Aproape toate cazurile unei firme medii merg cu modele existente, prin API, peste datele tale. Vezi model propriu vs API.
- Nu angaja un „Head of AI” fără un caz de utilizare și fără echipă. Am scris despre asta în merită să angajez un inginer AI.
- Nu începe cu sisteme care iau decizii despre oameni, ca angajările sau creditarea. AI Act le tratează ca fiind cu risc ridicat, iar primul caz trebuie să-ți construiască încrederea, nu dosarul de conformitate.
- Nu anunța transformarea înainte de primul rezultat. Oamenii cred un sistem care le scurtează munca, nu un comunicat.
Cât durează să devii AI-first?
Primul caz în producție se măsoară în luni, nu în ani, dacă datele sunt accesibile și cazul e bine ales. Etapa a treia durează de obicei cât un ciclu de buget sau două. Etapa a patra e permanentă. Firmele care ajung acolo nu „termină” transformarea, ci își schimbă felul în care iau decizii despre procese.
De unde începe o firmă medie din România?
Cu trei lucruri, săptămâna asta: numești omul din conducere care răspunde de AI, scrii pe o pagină zece procese care consumă cele mai multe ore și alegi unul dintre ele pentru o primă discuție serioasă. Vlad Tudor are o listă practică pentru primele schimbări în ce trebuie să schimb în firmă ca să folosesc AI, iar dacă nu știi încă unde ești, citește cum îmi dau seama dacă firma e pregătită pentru AI.
La Sapio, primul pas e Tech Call: o discuție gratuită de 30 de minute în care ne descrii un proces și primești un răspuns onest despre dacă AI își are locul acolo. Pentru o imagine a întregii firme, următorul pas e Tech Audit, pachetul nostru de pornire, la sediul tău. Pentru etapele 2 și 3, lucrăm cu un inginer AI în echipa ta, care duce câte un caz în producție alături de oamenii tăi. Cere un Tech Call.
Surse
- Eurostat, „20% of EU enterprises use AI technologies”, 11 decembrie 2025 (an de referință 2025, firme cu cel puțin 10 angajați, fără sectorul financiar)
- Eurostat, raportul statistic KS-01-26-009 despre folosirea AI în firme, ediția 2026, publicat 26 martie 2026
- IBM, studiul CEO 2026, 4 mai 2026 (în engleză)
- BCG, The Widening AI Value Gap, septembrie 2025 (în engleză; BCG vinde servicii de consultanță AI)
- Eurostat, instruirea pentru competențe IT în firme, isoc_ske_ittn2, an de referință 2024
- Regulamentul (UE) 2024/1689 privind inteligența artificială, art. 4, în forma modificată de Regulamentul (UE) 2026/1744
În 2025, 7,8% dintre firmele mijlocii din România foloseau AI, față de 30,4% în UE; pe total, România avea 5,2%, cea mai mică proporție din UE (Eurostat, an de referință 2025).
Întrebări frecvente
Ce este o companie AI-first?
O firmă în care, la orice proces nou sau reorganizat, prima întrebare e ce parte poate face software-ul cu AI și ce parte are nevoie de un om. Datele sunt accesibile, oamenii știu să lucreze cu sistemele AI, iar fiecare sistem are un responsabil. Nu înseamnă licențe pentru toți sau un chatbot pe site.
Cum devine o firmă AI-first?
În patru etape: fundația (un responsabil, reguli, lista proceselor, instruire de bază), un prim caz de utilizare dus în producție, trei-cinci cazuri pe aceeași fundație și, abia apoi, procese regândite în jurul AI. Fiecare etapă are un semnal clar că poți trece la următoarea.
Înseamnă AI-first că firma va concedia oameni?
Nu neapărat. În firmele medii, primele cazuri de utilizare scot de obicei munca repetitivă din rolurile existente: introducerea datelor, căutarea în documente, primul răspuns la e-mailuri. Rolurile se schimbă, apar sarcini de verificare și de responsabilitate pentru sisteme. Decizia despre oameni rămâne a conducerii, nu a tehnologiei.
Câte firme din România folosesc AI?
Puține. În 2025, 5,2% dintre firmele din România cu cel puțin 10 angajați foloseau AI, cea mai mică proporție din UE, unde media era 20,0% (Eurostat). Printre firmele mijlocii, proporția era 7,8% în România, față de 30,4% în UE.
Am nevoie de o echipă AI proprie ca să devin AI-first?
Nu la început. Primul caz poate fi dus în producție cu un inginer extern care lucrează în echipa ta, cu un om de-al tău alături. Un om tehnic intern devine necesar în etapa a treia, când ai mai multe sisteme de ținut în funcțiune.
Vrei să discutăm un proiect?
Programează o discuție inițială gratuită cu echipa Sapio.